En général, lorsque vous embrouillez vos clients avec des messages peu clairs, vous perdrez des affaires.
Mais c’est également vrai au sein de votre entreprise, dans la façon dont vous communiquez les uns avec les autres. Si vous perturbez vos collègues par une mauvaise communication interne, vous perdrez leur engagement, leur productivité et leurs meilleures contributions ‒ ce qui coûtera également de l’argent à votre entreprise.
Voici la première astuce pour augmenter l’efficience de vos communications internes.
Mettre en place une structure claire pour vos communications internes
Le cerveau aime la structure et l’organisation. En utilisant une structure claire, vous pouvez vous assurer que votre message est bien reçu et compris par votre public cible.
Utilisez des titres, des sous-titres et des paragraphes courts pour rendre votre message plus lisible et facilement navigable.
Ajoutez de l’espace blanc. L’espace blanc dans un document contribue à diminuer la charge cognitive et mentale chez vos destinataires.
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Définir les termes complexes ou techniques, les abréviations, les sigles et les symboles
Le but de tout document interne est d’être compréhensible pour tous les employés quel que soit leur niveau d’expertise.
Prenez le temps de créer une liste qui définit les abréviations, les sigles et les symboles. Si votre organisation travaille dans plus d’une langue, assurerez-vous que les termes sont bien orthographiés d’une langue à l’autre.
Vous pouvez même ajouter des hyperliens pour des termes nouveaux afin que le destinataire ait accès rapidement à sa description.
Il existe des banques linguistiques qui contiennent une mine de renseignements. Voici quatre exemples :
- Termium Plus du gouvernement canadien (français, anglais et un peu d’espagnol).
- Vitrine linguistique du gouvernement québécois (français, anglais).
- Terminologie interactive pour l’Europe IATE (26 langues).
- UNTERM le Portail terminologique des Nations Unies (6 langues).
Plusieurs personnes créent du contenu – il est temps de normaliser
Si la communication de l’entreprise change considérablement en fonction de la personne qui la crée, il est peut-être temps de la normaliser. Le ton, le style et la fréquence ont un impact sur la marque employeur.
Résolvez toutes les incohérences en établissant un flux de travail dans votre base de connaissances :
- Créez un modèle « template » pour chacun des besoins de communication courants.
- Obtenez l’opinion de représentants qui vont modifier, commenter ou approuver les documents comme : des rédacteurs, des réviseurs, des destinataires et des gestionnaires.
- Élaborez un processus d’affaires pour l’approbation et la distribution de ce type particulier d’information.
- Publiez et partagez via les canaux sélectionnés.
Utiliser un langage facile à lire et à comprendre
Charge cognitive et mentale
Selon mon expertise c’est un fléau. Oui il y a des gens qui possèdent plus d’habiletés pour rédiger. Mais ces mêmes personnes vont souvent créer des longues phrases et des longs paragraphes. Ce type de rédaction augmente la charge cognitive et mentale de votre destinataire. Si au contraire c’est trop concis, il manque parfois des éléments pour favoriser une totale compréhension.
Langage simple et concis
Utilisez un langage simple et concis pour vous assurer que vos communications internes soient faciles à comprendre pour tout le monde. Évitez les phrases longues et les tournures de phrases complexes. Si vos destinataires doivent relire des phrases parce qu’ils perdent le fil conducteur‒ce comportement ralentit vos processus d’affaires et vous coûte de l’argent et augmente la charge cognitive et mentale.
En utilisant ces astuces, vous pouvez surmonter les défis courants de l’efficacité rédactionnelle. Veillez à ce que vos messages soient clairs, faciles à comprendre et ainsi créer un engagement envers les objectifs de l’entreprise.
Communication stratégique, facile d’accès et adaptée au cerveau
Une communication interne réussie est stratégique, facile d’accès et adaptée au cerveau. La clé de son succès est de faire en sorte que la communication fasse naturellement partie du flux de travail quotidien.
Selon les besoins, vous pouvez utiliser différentes tactiques de communication interne. Mais si un outil est rarement utilisé, l’information n’atteindra pas les destinataires. Il y aura manque de communication. Vos employés seront confus, la poursuite des objectifs de l’entreprise pourrait en être affecté et il y aura perte de productivité.
Avez-vous d’autres astuces pour surmonter les défis courants de l’efficacité
rédactionnelle pour les communications internes?
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