🦇L’Halloween approche et les sorcières sont prêtes à concocter leurs fameuses potions. Leur marmite bouillonne, remplie d’ingrédients divers : yeux de triton, queue de lézard, un brin de chauve-souris… Bref, tout un tas de choses qui, ensemble, font une potion aussi complexe que certains documents d’affaires que vous avez sans doute lus dernièrement.
Mais posez-vous une question : est-ce que cette potion magique impressionnera les enfants ou les fera fuir ?
Dans cet article, nous allons explorer pourquoi il est essentiel de ne pas encombrer vos documents d’affaires avec trop d’informations, tout comme une sorcière doit bien doser sa potion pour obtenir le résultat parfait. 🎃
🍯 Une marmite débordante : Trop d’information, tue l’information
Vous êtes-vous déjà retrouvé face à un document où chaque phrase semble une recette à elle seule, bourrée d’adjectifs, d’idées et de détails inutiles ? C’est un peu comme si la sorcière mettait tout ce qu’elle trouve dans sa potion, sans se soucier du goût final. Le résultat ? Une potion indigeste.
Tout comme les enfants qui ne veulent qu’un seul verre de potion magique – mais un bon ! – vos lecteurs veulent une expérience simple et agréable.
Selon une étude, https://www.nngroup.com/articles/how-people-read-online/ 59 % des lecteurs d’affaires survolent un document avant de le lire en détail . Cela signifie que si votre texte est trop long ou trop complexe, il ne sera pas lu comme vous l’espériez.
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« Donne-moi l’heure, pas le fonctionnement de l’horloge »
Il existe une expression bien connue : « Donne-moi l’heure, ne m’explique pas comment fonctionne l’horloge ». Ce dicton est particulièrement pertinent dans le contexte des affaires. Lorsque vous écrivez un document d’affaires, il est tentant de montrer à quel point vous avez travaillé fort, que vous êtes intelligent.e, et que vous avez TOUT prévu.
Mais attention ! Ce réflexe peut rapidement alourdir votre texte. Au lieu de prouver que vous savez faire fonctionner l’horloge, montrez simplement que vous pouvez donner l’heure avec précision. Les phrases longues, les paragraphes interminables et les informations complexes ne font que perdre vos lecteurs en cours de route. D’ailleurs, selon Dynamic-Signal-Study 70 % des employés déclarent qu’une communication trop complexe dans leur milieu de travail entraîne des pertes de productivité.
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Simplifier, c’est impressionner
L’art de simplifier n’est pas de dire moins, mais de dire mieux. À l’image de la sorcière qui dose avec soin chaque ingrédient pour que sa potion soit juste parfaite, un bon rédacteur d’affaires doit choisir avec soin les informations à inclure. Résultat ? Un texte clair, percutant, qui va droit au but.
Plusieurs études ont démontré que les messages concis, bien structurés et sans erreurs augmentent la productivité de 20 % à 40 % en milieu de travail. Cela signifie que simplifier votre texte ne fera pas que plaire à vos lecteurs : cela les aidera à agir rapidement et efficacement.
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La magie de la structure
Alors, comment faire pour que vos documents soient aussi efficaces qu’une bonne potion d’Halloween ? Voici 4 piliers : Présentation, Organisation, Performance et Structure. Ces piliers assurent que vos documents sont non seulement lisibles, mais qu’ils captivent et mènent à l’action.
1. Présentation : Soignez la première impression. Tout comme une potion doit être bien présentée pour donner l’eau à la bouche, votre document doit être facile à lire et à comprendre. Vous désirez maximiser l’impact.
2. Organisation : Placez chaque idée au bon endroit, de la même manière que la sorcière ajoute ses ingrédients dans le bon ordre. Cela évite la confusion et rend votre message plus puissant. Celui-ci guidera la réflexion et la prise de décision.
3. Performance : Assurez-vous que chaque mot compte. Rien ne doit être superflu dans votre texte, tout comme chaque ingrédient de la potion sert un but précis. Vous voulez atteindre vos objectifs qu’il s’agisse de convaincre, d’informer ou de mobiliser.
4. Structure : La transition fluide entre les paragraphes est essentielle pour relier vos idées. Votre lecteur doit pouvoir suivre votre raisonnement comme s’il dégustait un verre de potion parfaitement équilibré.
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Vos documents d’affaires sont-ils « magiques » ?
Maintenant, demandez-vous : vos documents d’affaires sont-ils aussi magiques qu’une potion d’Halloween réussie ? Sont-ils simples, percutants et bien structurés, ou sont-ils comme une potion trop compliquée où personne ne veut tremper ses lèvres ?
Une chose est sûre : que vous vouliez décrocher un contrat, obtenir du financement, soumettre une offre de valeur, ou, faire approuver un rapport, votre document doit offrir une expérience positive. Et pour cela, il doit être simple, clair et bien structuré.
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Simplifiez pour maximiser l’impact
La clé pour captiver vos lecteurs n’est pas de leur jeter tout un tas d’informations au visage, mais de leur donner ce dont ils ont besoin, dans un format facile à digérer. Une potion bien faite laisse un bon souvenir ; un document d’affaires bien écrit fait de même.
La majorité des cadres vous diront qu’ils/elles préfèrent des rapports concis :
· qui vont droit au but,
· dont la clarté des communications internes et externes est perçue comme un avantage concurrentiel .
Alors, simplifiez et structurez !
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La potion parfaite, c’est une structure simple
À l’instar des sorcières qui préparent leur potion d’Halloween avec soin, préparez vos documents d’affaires en vous concentrant sur l’essentiel. Équipée d’une bonne méthodologie, vos textes ne seront plus un mélange indigeste d’informations mais une potion magique qui impressionnera vos lecteurs et les incitera à agir.
Rappelez-vous : dans le monde des affaires, un document bien écrit peut créer des opportunités à long terme tout comme une potion parfaitement dosée crée un souvenir inoubliable.
Alors, sortez vos chaudrons, affûtez vos plumes, et faites de la magie avec vos écrits !